Москва
Войти
Канцтовары

Ведение документов

Работа в офисе предполагает взаимодействие с большим количеством документов. Любой документ важен для деятельности компании, поэтому необходимо упорядочить систему документооборота. Порядок в этом случае обеспечит номенклатура дел.
Иллюстрация. Ведение документов

Номенклатура дел

Правила распределения и хранения документов – называется номенклатурой дел. Для разных компаний своя номенклатура.

Виды:

·       типовая;

·      примерная;

·      индивидуальная.

Для государственных организаций разрабатывается типовая номенклатура дел. Она является нормативным документом. Для обособленных подразделений, таких как филиалы, дочерние компании, применяется примерная номенклатура. Она является только рекомендательной. Индивидуальная создается на основе типовой и примерной. Применяется и создается в конкретных организациях. Действие ее распространяется только внутри этой организации.

Эффективная система

Ответственность за правильное ведение документации в организации лежит на секретаре. Он обязан обладать знаниями ведения документооборота. Существуют стандарты оформления бумаг они прописаны в ГОСТ. С появлением электронной документации в прежние стандарты были внесены изменения. ГОСТ не является обязательным для исполнения, больше, как ориентир.

Каждый документ проходит определенные этапы:

·      поступление в организацию;

·      регистрация;

·      внутреннее передвижение;

·      отправка по назначению;

·      исполнение;

·      отправка в архив.

Четкость всех этапов передвижения обеспечивает хорошую функциональность компании. В зависимости от деятельности организации можно выделить несколько типов документации:

·      кадровая - здесь хранятся все документы касающиеся персонала организации;

·      финансовая - вся документация, относящаяся к денежным средствам. Акты, счета, договора и т.д.

·      управленческая - приказы, распоряжения. Все документы касающиеся управления организации.

Вся документация должна хранится в отдельных папках, которые названы и пронумерованы согласно номенклатуре. После завершения срока использования документов, составляется опись, и они отправляются на хранение в архив. Перед отправлением они должны быть разложены в хронологическом порядке, прошиты и пронумерованы. Определенных требований к хранению нет. Они могут просто хранится в шкафу в кабинете или можно отдать под архив небольшую комнату. Каждый документ имеет свой срок хранения начиная от 3 и до 75 лет. Срок хранения зависит от важности документа. Например, документы по личному составу: трудовые договора, личные карточки сотрудников хранятся 50 лет, а входящая и исходящая документация хранится 5 лет.

Комментарии 0
Для комментирования необходимо ввести электронную почту или войти в один клик через один из социальных сервисов ниже.
Новые организации каталога
Адрес: Москва, Мира пр-кт, дом 70, этаж 1А, помещение III, офис 16, ком 3
Телефон: 8 800 350-84-09
Адрес: Москва, Мира 15
Телефон: +7 495 258-96-74
Адрес: Москва, Фуд Сити Калужское шоссе, 22-й километр, дом 10
Телефон: +7 495 109-27-28
Публикации по теме
26 января 2022
Иллюстрация. Наборы для рисования
Рисование - это отличный выбор для творчества как детей, так и взрослых. Хорошим вариантом может стать приобретение набора для рисования. В него входят сразу все необходимые материалы для творчества. Более того, его стоимость меньше, чем при покупке тех же самых материалов в отдельности.
26 января 2022
Иллюстрация. Продукция «Курский солод» была награждена золотыми медалями
ООО «Грейнрус» с гордостью сообщает о том, что продукция бренда «Курский солод» завоевала золотые медали престижного конкурса «Гарантия Качества 2021».
25 января 2022
Иллюстрация. Мебель на заказ или комплекты из салона – что купить
Каждый, кто планирует ремонт в квартире, сталкивается с дилеммой – купить готовую мебель или заказать ее изготовление. У каждого варианта есть свои недостатки и преимущества. В статье разберемся в них, чтобы вы могли без проблем принять правильное решение.